Qu’on soit collaborateur ou responsable, prendre du recul est essentiel pour mieux gérer ses priorités, réduire le stress et travailler efficacement. Cet article propose une méthode applicable à tous, avec des conseils adaptés pour comprendre ses limites, gérer les charges et agir avec sérénité, quelle que soit sa position dans l’équipe.

Étape 1 : Comprendre la charge de travail réelle

Prendre du recul commence par comprendre ce que vous ou votre équipe pouvez raisonnablement accomplir dans un temps donné.

• Évaluer sa propre capacité :
  Demandez-vous : « Combien de tâches ou de dossiers puis-je traiter par jour ou par semaine ? ». Même si certaines tâches varient, une estimation moyenne suffit pour avoir une idée de votre capacité réelle.

En tant que responsable / team lead, on va raisonner avec une vue d’ensemble.

• Estimer la capacité collective (si vous êtes responsable) :
  Si vous gérez une équipe, multipliez les capacités individuelles par le nombre de collaborateurs.
  Exemple : Si chaque personne peut traiter entre 20 et 30 dossiers par jour, une équipe de 5 personnes pourra gérer 100 à 150 dossiers par jour.

Résultat attendu : Vous (et votre équipe) avez une vision claire de ce qui peut être absorbé sans surcharge ✅.

Étape 2 : Piloter la charge de travail pour mieux prendre du recul

Une fois la capacité connue, l’objectif est de piloter la charge de travail de manière proactive.

Si vous êtes collaborateur :

• Priorisez vos tâches : Classez-les par urgence et importance pour vous concentrer sur ce qui compte le plus. Utilisez des outils comme la matrice d’Eisenhower (Urgent/Important).
• Identifiez vos limites : Si la charge devient excessive, communiquez rapidement avec votre manager. Une phrase simple peut suffire :« Je constate que je ne pourrai pas terminer ces tâches d’ici la fin de la semaine. Pouvons-nous discuter des priorités ? »

Si vous êtes responsable :

• Analysez la charge globale : Comparez la capacité de l’équipe avec le volume de travail.
• Prenez des décisions stratégiques :
  • Si la charge est inférieure à la capacité : encouragez des activités annexes (amélioration continue, formation).
  • Si la charge est excessive : déclenchez une alerte pour ajuster les priorités ou mobiliser des ressources supplémentaires.

Étape 3 : Gérer les alertes efficacement

Que vous soyez collaborateur ou responsable, une surcharge nécessite une réaction rapide :

En tant que collaborateur :

1. Communiquez en amont :
   Signalez la surcharge à votre responsable dès que vous l’identifiez. Soyez factuel et proposez des solutions :« J’ai trop de tâches pour cette semaine, mais je peux décaler X au lundi prochain ou demander de l’aide pour Y. »
2. Distinguez l’essentiel du secondaire :
   Si votre manager ne fixe pas de priorités, faites une proposition en fonction de vos observations.

En tant que responsable :

1. Informez votre hiérarchie régulièrement :
   Faites un point clair avec des données chiffrées :« Nous avons X % de demandes en plus par rapport à la capacité, ce qui risque de générer un retard. »
2. Proposez des actions concrètes :
   • Réallouer des tâches à une autre équipe.
   • Planifier des heures supplémentaires ou demander un renfort temporaire.
   • Déprioriser certaines missions en collaboration avec la hiérarchie.

Clé de succès : Que vous soyez collaborateur ou responsable, l’important est de signaler les problèmes tôt et d’être force de proposition ✅.

Étape 4 : Impliquer toutes les parties prenantes

Une gestion collective est souvent plus efficace. Voici comment collaborer pour résoudre les surcharges :

• Pour les collaborateurs :
  • Soyez transparents avec vos collègues sur vos contraintes. Une entraide temporaire peut être bénéfique à tous.
  • Partagez vos idées d’amélioration : vous êtes souvent les mieux placés pour repérer les inefficacités dans les processus.

• Pour les responsables :
  • Favorisez un dialogue ouvert : invitez votre équipe à partager ses difficultés ou idées lors de réunions régulières.
  • Mettez en place des outils de suivi simples et collaboratifs, comme un tableau Trello ou un tableur partagé, pour une visibilité claire sur les priorités.

Étape 5 : Préserver la santé mentale

Le stress lié à une surcharge répétée peut affecter tout le monde. Voici des actions à adopter :

• 🍵 Prendre des pauses régulières : La productivité chute lorsqu’on travaille sans interruption. Encouragez les moments de déconnexion.
• 📅 Adopter une posture de recul : Bloquez des créneaux pour analyser vos tâches ou celles de l’équipe. Cela aide à identifier des solutions au lieu de rester dans l’urgence.
• ⁉️ Demander de l’aide : Accepter ses limites n’est pas une faiblesse, mais une force.

Améliorer l’organisation de votre journée de travail peut grandement vous aider. Une équipe en bonne santé mentale est plus performante à long terme ✅.

Une méthode applicable à tous

Prendre du recul, c’est accepter que tout ne pourra pas être fait et se concentrer sur l’essentiel. Que vous soyez collaborateur ou responsable, cette méthode vous aide à :

• 📊 Piloter la charge de travail avec méthode.
• 💬 Communiquer efficacement sur les contraintes.
• 🧘‍♂️ Maintenir une sérénité face aux défis.

Vous pouvez consulter cet article pour avoir d’autres conseils sur lâcher prise au travail.